Communication- und Information Board
Das alle relevanten Bereiche umfassende, unmittelbar verfügbare, anwendergerecht aufbereitete Informationsmanagement ist auf den zunehmend wissens- und kommunikationsorientierten Märkten der entscheidende Schlüsselfaktor. Dies gilt für das operative Tagesgeschäft ebenso wie für die handlungsfähige schlagkräftige Krisenbewältigung oder die weitreichenden strategischen Unternehmensentscheidungen. Information wird zur Schlüsselqualifikation eines ganzheitlichen Marketingverständnisses.
Lösungsansatz für ein zentral koordiniertes Informationsmanagement: Information Board (IB)
Ich empfehle die Einrichtung einer zentralen Stabstelle zur Verwaltung und Gestaltung des Informationsbedarfs und -austauschs. Diese ständig besetzte Stelle, die idealerweise durch einen auch fachlich vorgebildeten Dokumentalisten besetzt werden sollte, wird zur Schaltstelle aller unternehmensrelevanten Informationen. Die Anordnung als Stabstelle direkt unter der Unternehmensleitung verdeutlicht zum einen die hohe Bedeutung dieses strategischen Instrumentes. Zum anderen signalisiert sie den Anspruch, Informations-Dienstleister für alle Unternehmensbereiche, Abteilungen und Mitarbeiter zu sein.
Die Poolung aller im Unternehmen kursierenden Informationen, die Einrichtung eines Informationsnetzwerks in der hmt-Zentrale in Kreuzlingen verfolgt drei wesentliche Ziele:
1. Kosteneinsparung: Teure Fachbücher, Zeitschriften, Studien, Newsticker oder Datenbände müssen nicht mehrfach angeschafft werden; die zentrale Zurverfügungstellung stattet alle Zugangsberechtigten, Beteiligten und Interessierten mit den Informationen aus, die sonst dezentral in jedem einzelnen Büro vorgehalten werden müssten. Nebenbei kommen so auch Mitarbeiter in den Genuss von z.B. Fachliteratur oder Fachzeitschriften, die ihnen bisher entweder nur abteilungszentral (z.B. im Büro des Abteilungsleiters) oder erst nach längerer Verzögerung im Umlaufverfahren zur Verfügung stand.
2. Effizientere, schnellere Kommunikationsabläufe: Unabhängig von Zeitverschiebungen, Sprachproblemen oder Postlaufzeiten kann jeder Berechtigte zu jeder Zeit und an jedem Ort die Informationen abrufen, die er benötigt. Die physische Versendung von Informationen kann auf ein Minimum reduziert werden, die umständliche Digitalisierung von analogen Daten vor Ort wird zentral und obligatorisch geleistet.
3. Verfügbarkeit von Informationen wird gewährleistet, eine klare Strukturierung erleichtert die Auffindbarkeit: Wenn bei komplexen, abteilungsübergeifenden Fragestellungen bisher erst nach dem kompetenten oder gar befugten Mitarbeiter gefahndet werden musste, kann die zentrale Anlaufstelle diese unmittelbar bereitstellen oder zumindest aus eigener täglicher Erfahrung bzw. Umgang den richtigen Ansprechpartner sofort benennen.
Lösungsansatz für ein Instrument zur Kommunikation insbesondere der Risikokommunikation: Communication Board
Es ist unerlässlich, Instrumente und Strukturen zur Bewältigung der Kommunikation zu entwicklen, die
• flexibel
• kompetent und
• schnellstmöglich effizient sowie
• natürlich kostengünstig auf Krisenfälle reagieren können.
Ich empfehle, für den Bereich der Risikokommunikation ein z.B. «Communication Board» zu bezeichnendes Instrument einzurichten. Hinter diesem Begriff steht folgende Idee: In Krisenfällen, die sich in irgendeinem Markt oder in einem der unterschiedlichen Geschäftsfelder des Unternehmens ereignen können, muß
• eine absolute Markt- als auch Medienkenntnis vor Ort gewährleistet sein.
• Ausserdem müssen die kommunikativen Entgegnungsmassnahmen auf einem absolut fundierten Fachwissen aufbauen. Neben der umfangreichen und unmittelbar zu aktivierenden Informationsgrundlage des Information Board müssen direkt involvierte Spezialisten zu jedem Zeitpunkt standby in die Kommunikation eingebunden sein.
• Das jeweilige Unternehmen muss mit seinen wichtigsten Repräsentanten in die Kommunikation eingreifen, alleine schon um die möglicherweise weitreichenden, aber unmittelbar und verzugslos notwendigen Entscheidungen zu treffen.
• Darüber hinaus muss das Unternehmen Zeit gewinnen, um eine argumentative, empirisch-wissenschaftliche oder juristische Gegenstrategie zu entwickeln und umzusetzen.
Das «Communication Board» (CB) ist also letztlich nichts anderes als ein Gremium, das in einem konkreten Fall von Krisenkommunikation zum Einsatz kommt. Wie dies im Detail zu geschehen hat und in die Gesamtstrategie zu integrieren ist, ist jeweils eine individuelle Sachen des jeweiligen Unternehmens. Diese Strukturen werden in enger Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Kunden erarbeitet.
Nähere Auskunft erteilt:
Aloïs Sidler, Kommunikationsberater, Herdern
www.dualis.ch
Telefon 052 747 10 64
Mail: sidler@dualis.ch